Cek Venue Sebelum Deal! Ini Checklist Wajib Saat Venue Tour Wedding di Bali

Cek Venue Sebelum Deal! Ini Checklist Wajib Saat Venue Tour Wedding di Bali
Cek Venue Sebelum Deal! Ini Checklist Wajib Saat Venue Tour Wedding di Bali
Fiona •

Buat kamu yang lagi venue hunting buat nikah di Bali, venue tour itu momen penting banget! Jangan cuma datang, liat-liat, terus bilang “oke cakep” — karena banyak banget detail teknis yang justru bakal ngaruh besar pas hari H.

Apalagi di Bali, yang venue-nya bisa outdoor, semi-outdoor, kadang di tengah sawah, tepi pantai, sampai atas tebing. Kalau kamu gak teliti saat tour, bisa-bisa pas hari H malah bingung atur backup plan, tamu nyasar, atau vendor ditolak venue 😱

Nah, supaya kamu gak asal pilih dan lebih siap pas venue visit, ini dia 10 Hal Penting yang Harus Kamu Cek Saat Venue Tour di Bali.

Let's Go!

1. Kapasitas Realistis (Bukan Sekadar Angka Brosur)

Jangan cuma tanya “venue ini muat berapa orang?”, tapi pastikan:

  1. Kapasitas duduk (untuk akad atau resepsi formal)
  2. Kapasitas standing (kalau konsepnya cocktail atau casual)
  3. Ruang gerak untuk tamu + dekor + panggung (kalau ada)

Contoh pertanyaan:

“Kalau saya undang 80 tamu, itu masih muat nyaman gak dengan dekorasi garden dan stage musik kecil?”

2. Backup Plan Kalau Hujan

Kamu pilih venue outdoor? Wajib tanya: “Kalau hujan gimana?”

Venue yang profesional biasanya punya:

  1. Ruang indoor backup (bukan tenda dadakan)
  2. Tim setup cepat pindah lokasi
  3. SOP clear kalau hujan turun sebelum acara

Venue Bali dengan backup plan kece:

  1. Hilton Bali Resort: Ballroom + chapel
  2. Conrad Bali: Indoor function room
  3. Kamandalu Ubud: Alun-Alun Pavilion kayu estetik

3. Aturan Vendor dari Venue

Setiap venue punya kebijakan vendor masing-masing. Hal ini sering bikin calon pengantin kaget setelah DP.

Cek ini:

  1. Boleh bawa vendor luar atau harus dari vendor list resmi?
  2. Ada charge tambahan untuk bring your own vendor?
  3. Apakah ada fee untuk EO luar?
  4. Kapan vendor boleh mulai setting dan bongkar?

Pro tip: Kalau kamu pakai WO seperti 7Magic Wedding Organizer, biasanya mereka udah hafal vendor rules venue populer, jadi bisa bantu nego.

4. Batasan Suara & Jam Malam (Noise Restriction)

Kamu rencana ada band, DJ, atau after-party? Hati-hati, beberapa venue di Bali punya noise restriction ketat, apalagi di:

  1. Daerah Ubud (karena dekat pura atau desa adat)
  2. Villa-villa private di area pemukiman

Tanya dengan jelas:

  1. Jam terakhir main musik (biasanya 10 malam)
  2. Diperbolehkan live band atau hanya acoustic?
  3. Ada sound system limit (misalnya <90 dB)?

Contoh: Banyak villa Ubud hanya izinkan musik kecil sampai jam 9 malam. Kalau kamu mau party all night, lebih cocok pilih venue di Seminyak atau area resort besar.

5. Akses Parkir & Transportasi

Jangan anggap remeh urusan parkiran! Apalagi kalau kamu undang tamu dari luar kota.

Pastikan venue punya:

  1. Area parkir cukup untuk vendor & tamu
  2. Drop-off point yang nyaman (apalagi untuk lansia & ibu hamil)
  3. Akses jalan besar (beberapa villa masuk gang sempit!)

Kalau venue-nya sempit, siapkan opsi:

  1. Shuttle dari meeting point
  2. Sewa valet
  3. Koordinasi transportasi tamu dengan EO

6. Akomodasi untuk Tamu & Keluarga Inti

Tanya apakah venue:

  1. Punya kamar untuk keluarga pengantin
  2. Bisa block kamar untuk tamu
  3. Punya promo bundling wedding + room
  4. Ada villa/joglo tambahan buat keluarga besar

Contoh:

The Kayon Jungle Ubud punya kamar view hutan untuk tamu + private villa untuk pengantin. Super intimate!

7. Kebijakan Deposit, Refund, dan Reschedule

Pandemi udah ngajarin kita satu hal: kebijakan refund itu penting.

Pastikan kamu tanya:

  1. Berapa persen DP yang harus dibayar?
  2. Kapan pelunasan?
  3. Kalau cancel, DP hangus semua atau bisa dialihkan?
  4. Kalau postpone, kena biaya tambahan atau enggak?

Pro tip: Minta semua ketentuan itu ditulis hitam di atas putih di invoice / kontrak, bukan cuma via WhatsApp ya!

8. Fasilitas Tambahan: Listrik, Kamar Ganti, Sound System

Venue yang terlihat cantik belum tentu punya:

  1. Daya listrik cukup (apalagi untuk event malam)
  2. Kamar ganti untuk pengantin & keluarga
  3. Toilet bersih dan cukup
  4. Lighting tambahan

Jangan lupa tanya:

“Apakah include lighting malam?”
“Berapa titik colokan listrik tersedia?”
“Ada bridal room untuk touch-up?”

9. Spot Foto Estetik

Oke ini bukan yang paling teknis, tapi penting buat konten kamu! 😍

Saat venue tour, cek:

  1. Area ceremony + backdrop
  2. Area resepsi / dinner
  3. Spot sunset (kalau ada)
  4. Jalan masuk (karena tamu suka selfie sebelum masuk!)

Venue seperti Conrad Bali atau Villa Phalosa Seminyak punya banyak spot iconic yang bisa dimanfaatkan.

10. Durasi Sewa & Batas Waktu Acara

Tanya jelas:

  1. Berapa jam total durasi sewa venue?
  2. Apa termasuk waktu setting dan bongkar?
  3. Ada charge overtime gak?

Kadang harga terlihat murah, tapi ternyata cuma include 4 jam dan kamu harus bayar ekstra untuk tambahan 2 jam. Jadi penting banget buat minta detail breakdown durasi.

Tips tambahan

✅ Bawa checklist ini dalam bentuk print-out atau Google Sheet

✅ Ajak WO atau pasangan kamu untuk bantu catat

✅ Ambil foto/video venue saat tour buat evaluasi di rumah

✅ Bandingkan minimal 3 venue sebelum deal

✅ Jangan takut nego! Tanyakan diskon weekday atau bundling vendor

Kesimpulan

Venue tour bukan sekadar “liat-liat tempat cantik”, tapi momen krusial buat pastikan semua teknis dan logistik acara kamu aman. Dengan checklist ini, kamu bisa lebih pede untuk ambil keputusan, tanpa drama di belakang.

Ingat ya, venue yang indah itu penting — tapi venue yang siap backup plan dan jelas SOP-nya itu jauh lebih berharga ✨

Kalau kamu butuh pendamping venue tour profesional atau bantuan shortlist venue terbaik sesuai konsep dan budget, kami temenin visit venue! Hubungi 7Magic Wedding Organizer sekarang!